АДМИНИСТРАЦИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ЗАКРЫТОЕ АДМИНИСТРАТИВНО – ТЕРРИТОРИАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ АЛЕКСАНДРОВСК МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от «21» октября 2011 г. № 2305
Об утверждении стандарта качества исполнения муниципальной работы «Работа по обеспечению сохранности и учету архивных документов»
Руководствуясь решением Совета депутатов ЗАТО Александровск от 28.01.2010 № 4 «Об утверждении Положения об общих принципах организации системы стандартизации качества муниципальных услуг (работ) в ЗАТО Александровск, в целях создания системы контроля за деятельностью организаций, выполняющих муниципальные работы, в сфере архивного дела и повышения качества выполнения муниципальных работ, предоставляемых населению ЗАТО Александровск, перехода к системе бюджетирования, ориентированного на результат,
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить прилагаемый стандарт качества исполнения муниципальной работы «Работа по обеспечению сохранности и учету архивных документов» (далее – Стандарт качества).
2. Отделу по учету и отчетности администрации ЗАТО Александровск (Ковалева Т.В.):
2.1. Определить ответственных должностных лиц за соблюдением полноты и эффективности применения Стандарта качества.
2.2. Обеспечить контроль соблюдения полноты и эффективности применения Стандарта качества.
2.3. Довести настоящее постановление до сведения руководителя муниципального казенного учреждения «Муниципальный архив ЗАТО Александровск».
3. Настоящее постановление подлежит официальному опубликованию и обязательному размещению в сети Интернет на официальном сайте администрации ЗАТО Александровск.
4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
5. Контроль исполнения настоящего постановления возложить на отдел по учету и отчетности администрации ЗАТО Александровск (Ковалева Т.В.).
Глава администрации ЗАТО Александровск Т.К. Цимбалюк
УТВЕРЖДЕН
постановлением администрации
ЗАТО Александровск
от 21 октября 2011г. № 2305
Стандарт качества исполнения муниципальной работы «Работа по обеспечению сохранности и учету архивных документов»
1. Наименование муниципальной работы «Работа по обеспечению сохранности и учету архивных документов».
2. Содержание муниципальной работы:
— учет архивных документов;
— обеспечение сохранности архивных документов.
3. Категория получателей – в интересах общества в целом.
4. Группа получателей — юридические и физические лица, проживающие и находящиеся на территории Российской Федерации, стран дальнего и ближнего зарубежья вне зависимости от возраста, пола, национальности, религиозных убеждений.
5. Перечень нормативных правовых актов, содержащих обязательные требования к муниципальной работе:
— Закон Российской Федерации от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;
— Закон Российской Федерации от 22.10.2004 № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
— Закон Мурманской области от 20.02.2006 № 730-01-ЗМО «Об архивном деле в Мурманской области»;
— Устав муниципального образования закрытое административно-территориальное образование Александровск Мурманской области;
— приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
— приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
— регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Федеральной архивной службы России от 11.03.1997 № 11;
— основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
6. Объем муниципальной работы.
Определение количества и состава архивных документов в учреждении в установленных единицах и отражение этого количества в учетных документах, проведение проверки наличия и состояния архивных документов, организация хранения архивных документов.
6.1. Действия по исполнению муниципальной работы:
— разработка порядка учета и схемы учета архивных документов;
— подсчет архивных документов и присвоение им учетных номеров;
— нанесение на архивные документы (единицы хранения) шифров;
— регистрация сведений о количестве архивных документов во внутренних учетных документах учреждения;
— заполнение документов централизованного государственного учета в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
— хранение учетных документов;
— установление фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявление соответствующих архивных документов для организации их розыска;
— выявление и устранение недостатков в учете архивных документов;
— создание оптимальных (нормативных) противопожарных, охранных, температурно-влажностных, световых и санитарно-гигиенического режимов в помещениях архива;
— рациональное размещение архивных документов;
— контроль за движением и физическим состоянием архивных документов;
— выявление и учет архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки;
— восстановление (реставрация) архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.
7. Результат, который должен быть достигнут в процессе или по окончании исполнения муниципальной работы:
— определение количества и состава архивных документов в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах, обеспечивающих организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроль за их наличием и состоянием;
— создание нормативных условий, соблюдение нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату, обеспечивающих их сохранность и поддержание в нормальном физическом состоянии.
8. Порядок и условия исполнения муниципальной работы.
8.1. Юридическим фактом для начала исполнения муниципальной работы является утверждение акта приема-передачи документов постоянного и (или) длительного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу на муниципальное хранение в учреждение.
Работа по обеспечению сохранности и учету архивных документов осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России от 11.03.1997 № 11, Уставом Муниципального казённого учреждения «Муниципальный архив ЗАТО Александровск» (далее – учреждение).
Учреждение может осуществлять свою деятельность на платной и бесплатной основе.
8.2. Продолжительность исполнения муниципальной работы.
Работа по учету и обеспечению сохранности архивных документов осуществляется в соответствии с годовым Планом основных направлений развития архивного дела в Муниципальном казённом учреждении «Муниципальный архив ЗАТО Александровск» (далее – План), который ежегодно направляется на рассмотрение и согласование в Отдел архивов Комитета по развитию информационных технологий Мурманской области.
Муниципальная работа подлежит исполнению согласно Плану и режиму работы учреждения, уставу и другим документам, регламентирующим деятельность учреждения.
Режим работы учреждения определяется правилами внутреннего трудового распорядка.
8.3. Требования к материально-техническому обеспечению исполнения муниципальной работы.
Требования к зданиям и помещениям учреждения определяются Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19.
В учреждении должны быть предусмотрены следующие помещения основного назначения:
— архивные хранилища;
— рабочие помещения работников учреждения;
— помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;
— помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;
— помещения для хранения учетных документов.
Учреждение должно быть оснащено специальным оборудованием и инвентарем (стационарными металлическими стеллажами, шкафами, сейфами), мебелью, аппаратурой и приборами, отвечающими требованиям стандартов, технических условий, других нормативных документов, обеспечивающими надлежащее качество исполнения муниципальной работы, а также оснащение телефонной связью и выходом в сеть Интернет.
8.4. Требования к работникам, исполняющим муниципальную работу.
Предоставление муниципальной работы осуществляется персоналом учреждения, определенным штатным расписанием.
Специалисты учреждения, оказывающие муниципальную работу, должны иметь соответствующее занимаемой должности образование (высшее или среднее), профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом необходимыми для выполнения возложенных на него обязанностей.
Квалификация специалистов должна поддерживаться на высоком уровне периодической учебой на курсах переподготовки и повышения квалификации, путем проведения инструктажей, стажировок, квалификационных экзаменов, иными действенными способами.
Специалисты учреждения должны знать и быть ознакомлены с планом эвакуации, а также с действиями при чрезвычайных ситуациях.
8.5. Санитарно-гигиенические, противопожарные и иные обязательные требования к процессу исполнения муниципальной работы.
Учреждение обеспечивает сохранность архивных документов и нормальное материальное состояние документов в соответствии с установленными нормами размещения, освещения, состояния воздуха, температурного режима, пожарной сигнализации, а так же осуществляет:
— соблюдение санитарно-эпидемиологических правил и нормативов работниками и посетителями Учреждения;
— контроль за соответствием размеров и технического состояния здания и помещений требованиям санитарно-гигиенических правил и норм, правил противопожарной безопасности и безопасности труда;
— защиту работников и посетителей Учреждения от воздействия факторов (температура воздуха, влажность воздуха, запыленность, загрязненность, шум), отрицательно влияющих на качество исполнения работы (оперативность учета и сохранность документов).
8.6. Порядок информирования об исполнении муниципальной работы.
Информация о порядке и правилах предоставления муниципальной работы должна быть доступна населению. Информирование граждан осуществляется посредством:
— размещения информации на официальной сайте администрации ЗАТО Александровск;
— информационных стендах, размещаемых в учреждении.
К учреждению должен быть обеспечен свободный доступ в любое время года.
8.8. Порядок обжалования действий (бездействий) работников, исполняющих муниципальную работу.
Заинтересованные лица имеют право на обжалование действий (бездействия) специалистов учреждения, участвующих в исполнении муниципальной работы, или обжаловать решения, принятые в ходе исполнения муниципальной работы в досудебном и судебном порядке.
Заинтересованные лица могут обратиться с жалобой на действия (бездействия) работников, оказывающих муниципальную услугу:
— к руководителю муниципального казенного учреждения «Муниципальный архив ЗАТО Александровск» (г. Снежногорск, Мурманской области, ул. П.Стеблина, д.18, телефон 8-81530-6-10-24);
— в администрацию ЗАТО Александровск (г. Снежногорск, Мурманской области, ул. Флотская, д.9, телефон 8-81530-6-00-53).
Заинтересованные лица имеют право обратиться с жалобой лично или направить письменное обращение (жалобу).
При обращении в письменной форме срок рассмотрения жалобы не должен превышать 30-ти дней с момента регистрации такого обращения.
Заинтересованному лицу направляется письменный ответ, содержащий результат рассмотрения обращения (жалобы).
9. Основные показатели оценки качества исполнения муниципальной работы.
Критериями оценки качества исполнения муниципальной работы являются:
— полнота и оперативность исполнения муниципальной работы;
— соответствие исполненной работы Стандарту качества и годовому Плану основных направлений развития архивного дела в учреждении;
— оптимальность использования ресурсов учреждения.
Система индикаторов качества работы
|
№ п/п |
Индикаторы качества муниципальной услуги |
Значение индикатора |
|
1 |
2 |
3 |
|
1. |
В учреждении ведется учет проверок качества исполнения работ, имеется книга (журнал) отзывов, при условии нахождения ее в доступном для заинтересованных лиц месте |
Да/нет |
|
2. |
Учет и хранение архивных документов, поступивших в Учреждение |
100% |
|
3. |
Отсутствие случаев утраты документов, хранящихся в Учреждении |
100% |
|
4. |
Выполнение плановых показателей основных направлений развития архивного дела в Учреждении: — количество единиц хранения, прошедших проверку наличия и состояния; — количество закартонированных единиц хранения; — количество единиц хранения, чье физическое состояние улучшено в ходе реставрационных работ и переплета (подшивки) |
100%
100%
100% |
|
5. |
Общий уровень укомплектованности кадрами в соответствии со штатным расписанием |
Не менее 90% |
|
6. |
Удельный вес работников, имеющих соответствующие квалификационные категории |
Не менее 70% |
10. Иные требования, необходимые для обеспечения исполнения муниципальной работы на качественном уровне:
Исполнителем муниципальной работы является:
— Муниципальное казённое учреждение «Муниципальный архив ЗАТО Александровск».